PROYECTO FINAL - CRECIMIENTO PYMES COLOMBIA.
IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
ESTANDARIZADOS EN PEQUEÑAS EMPRESAS.
JUAN CARLOS FORERO CASTRO
UNIVERSIDAD
DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES UDCA
FACULTAD
DE ECONOMÍA ADMINISTRACION Y FINANZAS
SOCIOLOGÍA DEL CONSUMO
MAYO
DE 2013
INTRODUCCIÓN
A
través de los años los sistemas de calidad han hecho parte fundamental del
crecimiento de las empresas mediados por
el incentivo de la calidad, eficiencia
que finalmente genera confiabilidad como resultado de sus propios objetivos que
con llevan a garantizar la
uniformidad, mayor productividad y
consistencia de las características de los productos o procesos realizados en la
empresa.
Por
ello la necesidad de plantear políticas, objetivos para planificar el control y
mejoramiento de las actividades a través del establecimiento de documentación
que facilite el entendimiento de cada uno de los procesos que se realizan y que
a su vez establezcan condiciones de trabajo adecuadas y procedimientos que con
lleven a alcanzar los objetivos planteados enmarcados en instrucciones escritas
para cada uno de los procedimientos particulares o generales de la empresa en
forma detallada, como el lugar de
ejecución, personal a cargo por determinada actividad ayudando así a la
organización de cada persona y que la
misma pueda conocer con exactitud cuál es el proceso que debe seguir para
ejecutar determinada labor, esto garantiza la realización de tareas dentro de
lineamientos organizados que con llevan a la calidad del producto y de la empresa, a demás de permitir y
facilitar la organización ante una auditoria que claramente puede evidenciar la
minimización de riesgos y desviación de
los objetivos de cada proceso. Por tal motivo las empresas utilizan una
herramienta de trabajo denominada Procedimientos Operativos estandarizados, los
cuales tienen la finalidad de establecer un procedimiento o método para
realizar cualquier tipo de tarea ya sea de tipo administrativa o técnica de la
misma forma siempre.
OBJETIVO GENERAL
Documentar
procedimientos operativos estandarizados e instructivos en la pequeña empresa
Dimancol Group Ltda ,que permitan planificar y cumplir con los requisitos que
con lleven a la mejora continua de eficiencia y calidad, minimizando el riesgo
de fallas e incluso discrepancias de las labores, siendo su vez una guía y
apoyo para los trabajadores tanto permanentes como temporales y a través de
este describir cada puesto de trabajo convirtiéndose en un coadyuvante para la medición de las tareas
productivas y de los mismos empleados, encaminados a la excelencia
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
·
Establecer los resultados que se
pretenden alcanzar con cada procedimiento, definiendo el campo de aplicación e
indicando funciones áreas o sectores, instalaciones y equipos que puedan estar
involucrados en dicho proceso.
·
Analizar la información suministrada
por Dimancol Group Ltda, para identificar los procesos a estandarizar
·
Elaborar instructivos, fichas
técnicas, manuales, diagramas de flujo,
fotografías que permitan el desarrollo óptimo y de calidad de cada uno
de los procedimientos, describiendo el orden cronológico de las actividades
necesarias para cumplir con el proceso indicando quien, como, cuando y donde
deberá llevarse a cabo.
INTERES
Se
entiende por procedimientos operativos estandarizados aquellos procedimientos
escritos que describen y explican cómo realizar una tarea para lograr un fin
específico, de la mejor manera posible. Los POES garantizan la uniformidad de los procesos y
son documentos que proporcionan instrucciones
necesarias para la correcta ejecución de las actividades administrativas
o técnicas.
El
desarrollo de los procedimientos operativos estandarizados en las empresas,
busca identificar los procesos internos y desarrollar métodos por medio de la
estandarización, cuya finalidad es que independientemente quien realice una
actividad esta se haga de la misma forma siempre. De acuerdo a lo anteriormente mencionado este proyecto
busca explotar esta herramienta implementándola en una pequeña empresa y de esta manera aportarle crecimiento a la
misma, ya que las pequeñas empresas se limitan solo al que hacer y dejan de
lado el fortalecimiento de la estructura administrativa, perdiendo oportunidades
de negocios precisamente porque no se ejecutan planes de mejoras donde se mantengan
actualizados los procedimientos y documentación de la empresa, para poder
participar en los diferentes procesos de licitaciones o para poder ofertar un
producto o servicio a un posible cliente.
Para
la realización de este proyecto se buscara implementar los procedimientos
operativos estandarizados en la pequeña
empresa “DIMANCOL GROUP LTDA “y se
realizara una implementación piloto el cual busca estandarizar el procedimiento
a seguir cuando se presenta un accidente
de trabajo.
Pregunta
que rige el desarrollo e implementación
de este proyecto.
¿Cuál
es la necesidad que se busca suplir con
el desarrollo e implementación de los procedimientos
operativos estandarizados en una pequeña empresa?
MARCO TEÓRICO METODOLOGÍA.
Los
procedimientos operativos estandarizados se deben desarrollar con un enfoque
sistemático y generarsen a partir de la observación y análisis de una actividad
o tarea específica en una empresa. Para este proyecto se deben tener en cuenta
los siguientes pasos:
- Identificar
la tarea en la empresa.
- Realizar
el análisis de las tarea que implica:
- Investigación
o estudio de las reglamentaciones, conceptualización de las actividades de
la empresa, y procedimientos a estandarizar.
- Identificar
las actividades a realizar con se presenta un accidente de trabajo.
De
acuerdo a la información suministrada por Dimancol Group Ltda y en el caso específico
de la tarea a estandarizar, la cual consiste en desarrollar el procedimiento
operativo estandarizado para el manejo de un accidente de trabajo, se identificaron
las siguientes actividades a implementar.
ACTIVIDADES A REALIZAR.
Cuando
se presente un accidente de trabajo en la empresa Dimancol Group Ltda se deben
realizar las siguientes actividades:
- Informar
al área encargado de manejar los accidentes de trabajo (Ingeniero o líder
de Servicio).
- Reportar
a la ARL el accidente de trabajo (Dirección
Administrativa).
- Tramitar
la incapacidad ante la ARL (Dirección Administrativa).
- Generar
el informe de accidente de trabajo (Copaso).
- Divulgar
a los empleados el accidente de
trabajo (Copaso).
- Identificar
las lecciones aprendidas del accidente de trabajo y capacitar a los
empleados para que no vuelva a suceder (Copaso).
- Generar
un informe de los procedimientos realizados (Copaso).
- Divulgación
a los encargados del área de salud ocupacional, el POE para el manejo de
un accidente de trabajo.
- Realizar
seguimiento a la incapacidad y pago de la misma a la empresa Dimancol
Group Ltda.
Se
anexa documentación los cuales registran el desarrollo de las actividades
planteadas, esta será entregada en físico ya que dicha documentación es
propiedad de la empresa.
Se
toma como ejemplo un accidente ocurrido en la empresa Dimancol Group Ltda el
día 08 de Abril del presente año en la ciudad
de Bucaramanga:
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PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDARIZADO, ACCIDENTE DE
TRABAJO EMPRESA DIMANCOL GROUP LTDA
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FECHA
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DESCRIPCION
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LUGAR DE LA
ACTIVIDAD
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08/04/2013
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Se presenta accidente de trabajo
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B/manga
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09/04/2013
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Se reporta atraves de la página de la ARL el
accidente de trabajo
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Bogotá
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11/04/2013
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Se radica en las instalaciones de la ARL la
incapacidad
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Bogotá
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12/04/2013
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Se realiza el informe de accidente de trabajo
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Bogotá
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26/04/2013
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Se divulga atraves de una capacitación el accidente
ocurrido a los demás empleados.
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Bogotá
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26/04/2013
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Se identifican las lecciones aprendidas y se
capacita a los empleados para que no vuelva a suceder
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Bogotá
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04/05/2013
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Se realiza y entrega a la Dirección Administrativa
de Dimancol Group Ltda el informe general del manejo del accidenté de trabajo
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Bogotá
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04/05/2013
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Se divulga a los encargados del copaso el
procedimiento o paso a paso implementado
para documentar el accidenté de trabajo, quienes serán los encargados de
realizar el respectivo seguimiento.
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Bogotá
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CONCLUSIONES.
1.
Los procedimientos operativos estandarizados, garantizan el desarrollo de una
tarea específica, que cumple con las normas
y reglamentación interna de una empresa en la cual se establece un
proceso para realizar dicha tarea.
2.
En la empresa Dimancol Group Ltda se identifica que prácticamente un 100 % de
las tareas o procedimientos de trabajo rutinarios realizados, no cuentan con un
método establecido para su ejecución.
3.
Para cumplir con los objetivos y actividades planteados en este proyecto, se
toma como desarrollo piloto estandarizar un procedimiento para establecer un
método de ejecución cuando estos se presenten en la empresa Dimancol Group Ltda.
4.
Después de revisar el procedimiento para reportar un accidente de trabajo en la
empresa Dimancol Group Ltda, se pudo establecer que acuerdo a las actividades
planteadas en este proyecto su alcance era mínimo con respecto a lo realmente
se requiere.
5.
Se establecen y desarrollan las actividades de los ítems 4,5,6,7 tomando como
punto de partida un accidente sucedido en la ciudad de Bucaramanga en el mes de
Abril del presente año y de acuerdo a la información suministrada por Dimancol
Group Ltda el procedimiento establecido cumplió los ítems 1,2 y 3.
6.
Se registra el procedimiento operativo estandarizado, para proceder ante un
accidente de trabajo en la empresa Dimancol Group Ltda, atraves de un informe
general que contiene el paso a paso de las actividades realizadas.
7.
Se divulga a los encargados del área de salud ocupacional de la empresa y en
las carteleras de Dimancol Group Ltda, el procedimiento operativo estandarizado
para el manejo eficaz de un accidente de trabajo.
APOYO
ACADEMICO
